Buchen & Mahnen

Das optionale Buchen/Mahnen-Modul ist in zwei Funktionsbereiche untergliedert, die das Thema Buchhaltung rund um HADES-Sollstellungen behandeln. Nachdem ein Bescheid erstellt wurde, können Sie sich die daraus resultierenden Sollstellungen als OP- oder Hebeliste anzeigen oder ausdrucken lassen und mittels des Buchungsmoduls die entsprechenden Zahlungseingänge komfortabel verbuchen:

Das Buchungsmodul

So können Sie sowohl Zahlungseingänge zu offenen Bescheiden bequem verbuchen als auch personenbezogene Buchungen (Ein-/Auszahlungen) erledigen. Zudem kann bei Einsatz des Grabpflege-Moduls auch direkt auf Grabpflege-Angebote gebucht werden, die dann hierdurch automatisch in einen Auftrag umgewandelt werden.

Buchen

Hauptsächlich geht es beim Buchungsmodul aber darum, zum Soll gestellte Bescheide über die Bescheidnummer, den Zahlungsempfänger oder sonstige zur Zahlung gemachten Angabe einfach zu finden (hierzu gibt es auch eine Volltextsuch-Funktion und verschiedene Filter) und möglichst komfortabel verbuchen zu können.

Dabei können selbstverständlich auch Teil- oder Ratenzahlungen gebucht oder auch storniert werden. Hierbei können Sie HADES „automatisch“, d.h. nach Gebührenhöhe, buchen lassen oder nach in den Gebührenstammdaten definierten Prioritäten, über die die Reihenfolge des Ausgleichs selbst festgelegt werden kann.

Natürlich haben Sie die Möglichkeit, die von HADES vorgeschlagenen Buchungstexte zu ergänzen oder überschreiben, das Buchungsdatum zu bestimmen und die Zahlungswege, über die vereinnahmt oder ausgezahlt wurde, zu bestimmen. So ist ein Abgleich der Zahlungswege über einen entsprechenden Bericht jederzeit möglich. Nach Abschluss der Buchungen können Sie einen Tagesabschluss-Bericht erstellen lassen, der die Buchungsoperationen detailliert listet.

Außerdem können bei lizensiertem Buchungsmodul Zahlungseingänge auch direkt über eine von Ihrer Bank im DTI- oder MT940-Format gelieferten Datei eingelesen und mittels eines Assistenten, der die Zahlungen zu Sollstellungen automatisch zuordnet, noch schneller verbucht werden!

 

Das Mahnmodul

Das dreistufige Mahnwesen hingegen zeigt überfällige Bescheide personenkonten-bezogen an und erstellt automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Vor der Erstellung von Mahnungen wird zunächst eine Mahn-Vorschlagsliste erstellt, anhand derer Sie entscheiden können, welche davon gemahnt werden sollen. Außerdem können zu jeder Position eigene Kommentare hinterlegt werden, z.B. der Grund, warum dieser Bescheid nicht angemahnt werden soll.

Mahnen

Zudem haben Sie die Möglichkeit, einen Mahn-Probelauf zu starten, der die zu druckenden Mahnungen am Bildschirm anzeigt, jedoch keine Mahnstufen und Fristsetzungen bewirkt.

Verschiedene Filter, z.B. ob friedhofs-bezogen oder -übergreifend gemahnt werden soll, nur bestimmte Personengruppen oder bis zu welchem Zahlungseingangsdatum berücksichtigt werden soll, können dabei voreingestellt werden.

Für jede Mahnstufe kann ein individuelles Anschreiben hinterlegt werden und separate, neue Fristen zum spätesten Zahltermin. Außerdem kann je Mahnstufe ein jeweiliger Mindest-Mahnbetrag angegeben werden, unter dem nicht gemahnt werden soll, weil z.B. bereits das Porto den Restbetrag überschreiten würde.

Weiterhin druckt das Mahnmodul auch Amtshilfeersuchen für überfällige Forderungen aus, die Mahnstufe 3 überschritten haben, sodass auch förmliche Modalitäten gewahrt sind und Ihre Ansprüche nicht hinfällig werden.

Nicht beizutreibende Bescheide können auch storniert, niedergeschlagen oder erlassen werden - hierzu bietet der Bereich Gebührenbescheide eine entsprechende Auswahl.

Zuguterletzt können alle Mahnläufe auch im Nachhinein rekonstruiert werden, sodass im Falle eines Fehldruckes der Ausdruck ohne nochmaliges Setzen der Mahnstufen wiederholt werden kann.

Stand 2017 - optimiert für eine Auflösung von mind. 1024*768 Pixel

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